Sopa de Scrum

Cómo enseñar a nuestros alumnos a trabajar en equipo

Soup. Photo credit Michelle Lee

This article is a translation of an article I wrote in February of 2017. I have made some changes to reflect changes Ih ave made to the process of using Scrum with students since I published the original post.

Este artículo es una traducción de un artículo escrito en febrero del año 2017. Lo he cambiado un poco para reflejar los cambios que he hecho al proceso desde haber escrito el artículo original.

Desde hace varios años nuestro equipo ha adaptado el método Scrum para ayudar a nuestros alumnos a trabajar efectivamente en proyectos en grupo. En los salones donde se usa el Scrum con regularidad, los alumnos tienen un buen entendimiento de lo que significa colaborar y ser parte de una comunidad que aprende unida. Los maestros pueden planear proyectos complejos con la seguridad de que los alumnos aceptarán el desafío y pueden producir productos de excelente calidad para presentar a sus compañeros al final de unas semanas. Para nosotros, el Scrum tiene mucho sentido. Y no es muy difícil de implementar con un poco de coaching y ayuda. Sin embargo, implementar el Scrum por primera vez independientemente puede ser confuso si nunca hemos hecho algo parecido.

Al hablar de Scrum usamos muchos términos poco comunes para referirnos a roles, artefactos y ceremonias que hacen parte del sistema. Aun hablar de artefactos y ceremonias ya hacen parecer al Scrum como una secta religiosa. A cambio de recomendar libros, guías y artículos me parece más lógico y sencillo describir un ejemplo de la vida diaria, algo apartado del ámbito de la educación para brindar a los maestros interesados un marco de referencia. También se puede usar un ejemplo como este para introducir el Scrum a los alumnos por primera vez.

Hoy vamos a preparar sopa de verduras usando el procedimiento normal de Scrum. Todos sabemos preparar una sopa de verduras, cierto? ¿Cuáles son los pasos?

1. Tener a mano todos los ingredientes
2. Lavar, pelar, y cortar todas las verduras y tal vez algo de carne
3. Cocinar todos los ingredientes en una olla con agua, sal y especias
4. Servir y disfrutar

Generalmente, así es como se hace la sopa. Obviamente, las verduras que yo pongo en mi sopa pueden ser diferentes a las que tú pones en la tuya. El tiempo de preparación depende de la cantidad de ingredientes que tengo que limpiar y cortar antes de cocinar la sopa. Si tuviera que planear este evento hasta el más pequeño detalle tendría que expandir los cuatro pasos anteriores para incluir cada ingrediente.

Veamos cómo sería un plan detallado para la preparación de la sopa. Debo incluir cada paso para asegurarme de darle a mis invitados una buena idea de la hora del almuerzo. Es importante resaltar que cada paso tienen un principio y un fin definidos y se puede ejecutar en un tiempo predecible.

1. Decidir qué ingredientes queremos usar
2. Hacer una lista de lo que falta para ir al supermercado
3. Ir al supermercado
4. Seleccionar zanahorias
5. Seleccionar cebollas
6. Seleccionar apio
7. Seleccionar papas
8. Seleccionar un corte de carne de res
9. Seleccionar un paquete de sal
10. Pagar
11. Regresar a casa
12. Poner a hervir el agua en una olla grande
13. Añadir un poco de sal
14. Limpiar y cortar la carne en trozos pequeños
15. Pelar y cortar las cebollas
16. Pelar, lavar y cortar las papas
17. Lavar el apio, descartar las hojas y cortar
18. Lavar los pimentones, sacar las semillas y cortar en pedacitos
19. Lavar y cortar las habichuelas
20. Lavar y cortar las calabacitas
21. Pelar y macerar los dientes de ajo
22. Descongelar un paquete de granos de maíz tierno en el microondas
23. Poner todos los ingredientes en la olla
24. Añadir hojitas de laurel
25. Añadir pepitas de pimienta
26. Lavar la tabla de cortar, el cuchillo, el pela papas, y cualquier recipiente sucio
27. Probar la sopa y ajustar la sal al gusto
28. Poner los platos y las cucharas en la mesa
29. Tajar y tostar el pan
30. Poner el pan en una canasta
31. Servir la sopa

Mmmm… La sopa estuvo deliciosa. Lástima que pasé todo el día cocinando. La próxima vez puedo trabajar con un grupo de amigos usando Scrum para asegurarnos que podamos trabajar en equipo sin ningún disgusto y con eficacia. Veamos cómo sería el proceso usando Scrum con un equipo de tres personas.

Primero desarrollamos la historia del usuario:

Vamos a hacer una deliciosa sopa de verduras con ingredientes bien frescos para comer al almuerzo.

Esta historia del usuario define las metas del equipo. Define el producto y la calidad. No solo vamos a hacer sopa. La sopa tiene que ser deliciosa y preparada con verduras frescas. Nada de enlatados o congelados en cuanto sea posible. Además, hemos propuesto un tiempo límite al definir que la sopa es para el almuerzo. Si se nos hace demasiado tarde, ya la sopa no es almuerzo.

Vamos a usar los 31 pasos en la lista como plan para la preparación de la sopa. Este es nuestro backlog que ya está en orden cronológico y prioritario. Cada uno de los pasos de la lista es un punto de historia, o sea, una tarea necesaria para completar el proyecto según se define en la historia del usuario. Para estar más organizados, vamos a dividir estos 31 puntos de historia en tres sprints, o etapas del proyecto.

• Pasos 1 a 11 — planeación y organización
• Pasos 12 a 25 — elaboración del producto
• Pasos 26 a 31 — finalización y presentación de proyecto (en este caso, el almuerzo)

Demos una miradita al backlog. Es obvio que los pasos del 2 al 11 dependen de la lista de ingredientes y de una inspección del refrigerador. Si al mirar en el refrigerador hubiéramos visto que ya teníamos todo a mano, no hubiéramos creado estos pasos. Siempre hay que estar atentos a los cambios que se deben hacer al backlog cuando nos damos cuenta que falta algo importante o tenemos una buena idea.

Ahora que tenemos un backlog completo con los ingredientes que debemos comprar, vamos al supermercado. All llegar, tendremos una reunión en el parqueadero antes de entrar.

• ¿Qué hemos hecho hasta ahora? Hicimos la lista de ingredientes, la lista de compras, y vinimos al supermercado.
• ¿Qué vamos a hacer ahora? Cada miembro del equipo va a seleccionar dos ingredientes de la lista para buscar y luego nos encontramos en le área de las registradoras.
• ¿Alguien tiene preguntas o problemas? Sí, yo no sé dónde está la sal. ¿Alguien puede cambiar un ingrediente conmigo?

Cuando todos llegamos a las registradoras con nuestros ingredientes debemos tener otra reunión.

• ¿Qué hemos hecho? Seleccionamos nuestros ingredientes.
• ¿Y todos son de buena calidad? Todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo que las verduras están bien frescas porque este es el criterio que establecimos.
• Solo cuando todos estamos de acuerdo que todo está en orden, pagamos y regresamos a casa.

Al llegar a casa podemos tener otra reunion antes de comenzar el segundo sprint. Podemos dividir el trabajo de pelar, limpiar y cortar las verduras basándonoslos en las preferencias o habilidades de cada persona. Podemos hacer cambios al backlog nuevamente para incluir más hierbas y especias a la lista de ingredientes. Y afortunadamente tenemos un programa 1:1 de tablas y cuchillos en nuestra cocina. Podemos trabajar en paralelo y no en serie. El trabajo se puede realizar en un tercio del tiempo si trabajamos bien en equipo. Excelente!

A medida que vamos trabajando en nuestros puntos de historia asignados debemos estar en comunicación continua con nuestros compañeros para asegurarnos que nuestro trabajo cumpla con el standard de calidad que nos hemos propuesto. ¿Los pedacitos de papa están lo suficientemente pequeños? ¿Las rodajas de zanahoria están lo suficientemente delgadas? ¿Debemos usar más ajo? ¿Alguien necesita afilar el cuchillo? ¿Alguien está mirando la olla? No queremos que hierva demasiado fuerte. Yo ya terminé de partir mis verduras. Le puedo ayudar a alguien más? Estamos trabajando independientemente, pero estamos trabajando en equipo y con nuestra meta muy presente.

Aunque estamos realizando este proyecto en un solo día y durante una sola sesión de trabajo, es importante reunirnos y examinar nuestro trabajo regularmente antes de continuar. Podemos estructurar este sprint en particular para incluir una reunion retrospectiva antes de echar los ingredientes al agua hirviendo. Al fin y al cabo, una vez que echemos todo al agua será demasiado tarde para decidir que la zanahoria está en trozos muy grandes o que el apio estaba un poco sucio. Es importante arreglar las cosas que no están bien antes de que sean irreversibles. En este caso estamos solos en la cocina. No tenemos un cliente o un dueño del producto que debe dar su visto bueno. Nosotros mismos somos quienes debemos cuidar de la calidad del producto. Nuestro progreso y cada parte del proyecto debe cumplir con el nivel de calidad que nos propusimos al principio del proyecto. Esta es la definición de hecho. Nada está hecho y terminado mientras el equipo no esté totalmente de acuerdo que todo cumple con este nivel de calidad.

Si tuviéramos un cliente externo, este sería el momento indicado para hacer una demostración del producto en proceso. El cliente escucharía durante una presentación de lo que hemos hecho hasta ahora. Luego haría preguntas y nos daría su opinión. El equipo contestaría sus preguntas y respondería a sus opiniones ajustando el backlog para corregir cualquier aspecto del proyecto que no estuviese al gusto del cliente. Es posible que tuviéramos que buscar ingredientes adicionales o eliminar ingredientes que ya incluimos.

Como?? Eliminar algo? Pero si ya pelamos, lavamos, y cortamos las calabacitas!

Sí, pero hemos descubierto que uno de nuestros invitados para el almuerzo es alérgico a las calabacitas. No eliminar este ingrediente hubiera sido un error tremendo. Es mejor tener que eliminar algo ahora y no descubrir un error irreversible al momento de servir la sopa. Aprender a aceptar que fallamos, que cometimos errores, y corregir cuando todavía estamos a tiempo es una parte crucial de la metodología Scrum. Todo lo que aprendemos de nuestros errores nos sirve en el futuro. La próxima vez, antes de ir al supermercado, o antes de planear cualquier evento de cocina, nos vamos a acordar de preguntar si alguien tiene una alergia.

Ahora pasamos al último sprint de la preparación del almuerzo. Mientas se cocina la sopa, vamos a limpiar los implementos que hemos utilizado. También vamos a tajar y tostar el pan, y a preparar la mesa para servir la sopa. Aunque parezca que este sprint no es muy complicado y nos podemos relajar, debemos recordar que este último sprint es crucial para el proyecto. Nos estamos preparando para presentar el producto. Debemos estar listos si alguien tiene preguntas y estar dispuestos a recibir las opiniones de nuestros invitados. También debemos estar listos para aceptar la opinión des nuestros compañeros de equipo si tienen algo que comentar acerca de nuestras contribuciones al proyecto.

Nos falta una última reunión.

• ¿Qué hemos hecho hasta ahora? Hemos preparado un delicioso almuerzo.
• ¿Qué falta por hacer? Debemos servir la sopa. Espera traigo un cucharón de la cocina.
• ¿Alguien tiene alguna pregunta? No, creo que estamos listos para comer.
• ¿Estamos de acuerdo que todo está listo? Sí! Buen provecho.

¿Cómo estuvo el proyecto? No hemos incluido la lavada de platos y limpieza de la cocina en el backlog, pero mientras secamos y guardamos todos los platos debemos hacer una retrospectiva. Debemos examinar cómo estuvo el proyecto de principio a fin. Debemos decidir, desde la historia del usuario hasta el almuerzo, qué estuvo bien y qué necesita mejora. Hacer reflexión y examinar los resultados objetivamente es la mejor manera de aprender y mejorar.

Y ese es el Scrum.

Con este marco de referencia acerca de los artefactos y ceremonias podemos traer este método al salón de clases. Claro, hacer sopa no es un proyecto escolar, pero las etapas de cualquier proyecto tienen mucho en común. Definición de metas, planeación, recolección de recursos, ejecución, presentación y por último reflexión. Los elementos esenciales del Scrum nos ayudan a mantener el proyecto bajo control. El Scrum permite que cualquier equipo sea capaz de trabajar sin conflictos y con muy poca supervisión de un maestro.

Ya que la estructura requiere que los miembros del equipo se comuniquen constantemente y resuelvan cualquier conflicto, el Scrum nos ayuda a aprender a trabajar con otras personas. Esto es algo de suma importancia en cualquier circunstancia.

• Todo el trabajo que se debe realizar está enumerado en detalle en el backlog para que todos los miembros del equipo sepan qué hacer y puedan contribuir equitativamente
• El equipo hace cambios al backlog basándose en conversaciones durante las reuniones diarias y en la retroalimentación del maestro
• Cada parte del proyecto se debe evaluar por los miembros del equipo para asegurar el nivel de calidad que ha acordado el equipo al crear la historia del usuario
• Las reuniones diarias son una oportunidad estructurada para que los miembros del equipo resuelvan cualquier conflicto o dificultad antes de que se convierta en un obstáculo para la realización del proyecto
• El maestro, como dueño del producto puede organizar retrospectivas o demostraciones del producto para asegurarse que el equipo vaya por buen camino

Scrum puede tener sus orígenes en la industria del software, pero es un excelente marco para trabajar en equipo en cualquier ambiente.

Si quieres una buena receta para enseñar a tus alumnos a trabajar en equipo y desarrollar buenos hábitos de trabajo en equipo debes probar la sopa de Scrum!